An Pfad scannen

 

 

Mit der Zieloption An Pfad scannen können Sie das endgültige gescannte, verarbeitete und indexierte Dokument in einem festgelegten Pfad speichern. Im Textfeld Dateiname geben Sie den Dateinamen an, unter dem Scan2x die Datei am angegebenen Ziel speichern soll. Der hier eingegebene Dateiname kann ein absoluter Wert sein (z. B. „Dies ist mein Scan“), oder Sie geben Metadatenvariablen an, anhand derer Scan2x den Dateinamen dynamisch mithilfe der Dokument-Metadaten erstellt.

 

Was sind Metadatenvariablen?

Jeder Scan-Auftrag in Scan2x hat mehrere Standardvariablen, die verwendet werden können, um dynamische Dateinamen zu erstellen. Sie können außerdem auch in Einstellungen für einen dynamischen Pfad verwendet werden. Zu den Standard-Metadatenvariablen gehören das Datum in verschiedenen Formaten, der Auftragsname und der Benutzername. Wenn für den Auftrag Metadaten definiert wurden, ist jedes Metadatenfeld auch zum Erstellen dynamischer Dateinamen und Pfade verfügbar.

 

 

Um auf die Dropdown-Liste der Metadatenfelder zuzugreifen, geben Sie im Feld „Dateiname“ oder „Pfad“ eine offene eckige Klammer „[“ ein. Siehe Abbildung oben. Wenn Sie eines der Elemente aus der Liste auswählen, wird es an der Stelle der Einfügemarke in das Textfeld eingefügt und zum Zeitpunkt des Scans von Scan2x dynamisch ersetzt, um den Dateinamen bzw. Pfad basierend auf den Metadatenwerten für das Dokument zu erstellen.

 

 

Speichern von Dokumentindexdaten

 

Beim Speichern eines Dokuments in einem Ordner kann in Scan2x auf unterschiedliche Weise sichergestellt werden, dass die für die einzelnen Dokumente erfassten Metadaten mit dem betreffenden Dokument gespeichert werden.

 

Die Metadaten können in einer XML-Struktur neben der PDF-Datei im gleichen Ordner gespeichert werden. Beispiel: Neben der PDF-Datei „invoice1541.pdf“ wird im gleichen Ordner eine Datei mit dem Namen „invoice1541.xml“ gespeichert. Diese XML-Datei enthält alle Metadaten, die für das Dokument erfasst wurden. Für die Integration mit sehr spezifischen Anwendungen ist die Option zum Speichern als „vereinfachtes XML“ verfügbar.

 

Scan2x kann auch das CSV-Format nutzen, um eine Metadatendatei zu speichern, die mehrere Dokumente repräsentiert, wenn diese im gleichen Ordner gespeichert werden. Beispiel: Ein Stapel von Rechnungsdokumenten wird unter „C:\scans“ gespeichert. Ihre Metadaten werden in einer CSV-Datei aufgelistet, die von MS Excel oder irgendeiner anderen Anwendung, die das CSV-Format als Datenquelle nutzt, geöffnet werden kann.

 

In sehr spezifischen Fällen ist das Speichern einer frei bearbeitbaren XML- oder CSV-Datei neben der PDF-Datei aus Sicherheitsgründen keine akzeptable Option. Theoretisch ist es möglich, die XML- bzw. CSV-Datei mit einer Standard-Textverarbeitungsanwendung zu bearbeiten und die Metadaten zu verändern. Um dieses Problem zu umgehen, kann Scan2x das Dokument und seine Metadaten auch in einer SSF-Datei speichern. Dies ist eine passwortgeschützte ZIP-Datei, in der das PDF- und das zugehörige XML- oder CSV-Dokument gespeichert werden.

 

Alle diese Optionen werden im Feld Dateispeichereinstellungen eingerichtet. In der Dropdown-Liste Speichern unter können Sie zwischen den drei oben genannten Optionen wählen. Die Einstellungen rechts steuern, was geschieht, wenn Scan2x versucht, ein Dokument in einem bestimmten Ordner zu speichern, und ein Ordner mit diesem Namen bereits vorhanden ist.

 

Im Textfeld Pfad können Sie den Zielpfad eingeben. Sie können bei der Angabe des Pfads die logische Laufwerksbezeichnung verwenden (z. B. „C:\SCANS“) oder einen UNC-Pfad (z. B. \\shared_server\shared_folder). Sie können auch mit der Durchsuchen-Schaltfläche rechts vom Textfeld den gewünschten Zielordner suchen. Zur Verwendung dynamischer Ordner können Sie dem Pfad auch Metadatenfelder hinzufügen, ähnlich wie bei der Angabe des Dateinamens. Weitere Informationen finden Sie oben im Abschnitt Was sind Metadatenvariablen.

 

Das Kontrollkästchen UnitID-Unterordner am Ende des Pfades hinzufügen bietet eine weitere Möglichkeit eines dynamischen Ordners, bei der Scan2x automatisch die UnitID (Geräte-ID) von Scan2x an das Ende des eingegebenen Pfads anhängt. Diese Option wird gewöhnlich in Szenarien verwendet, bei denen Dokumente von Scan2x in einen Ordner geschrieben werden und dann dort automatisch von einem Dienst eines Drittanbieters für die endgültige Speicherung in einem anderen System entnommen werden. Der UnitID-Wert wird verwendet, um (a) zu identifizieren, von welcher Scan2x-Instanz im Netzwerk die einzelnen Dokumente stammen, und (b) den Netzwerkadministratoren die Möglichkeit zu geben, Lese-/Schreibberechtigungen auf einer sehr granularen Stufe selektiv zu erteilen. Damit wird sichergestellt, dass Dokumente, die in einem Unternehmensbereich gescannt wurden, nicht von einem anderen Unternehmensbereich erweitert, bearbeitet oder gelöscht werden können.

 

Mit dem Kontrollkästchen Füllen Sie Metadaten aus dem Wert eines QR-Codes auf der ersten Seite des gescannten Dokuments können Sie festlegen, dass alle Dokument-Metadaten aus einem QR-Code auf der ersten Seite gedruckt werden, wenn die Struktur der Daten genau mit der Metadatendefinition übereinstimmt. Damit können Dokumente sehr schnell, einfach und sicher an ihr Ziel gescannt werden, da (a) der Benutzer keinerlei Prüfungen durchführen muss, da QR-Codes Sicherheits-Prüfsummen enthalten, die sicherstellen, dass das Dokument richtig gelesen wurde, und (b) mit 100%iger Sicherheit gewährleistet ist, dass ein Scan eines Dokuments mit einem ungültigen QR-Code nicht verarbeitet wird.

 

Dateitypen für Ausgabedokumente

 

 

Wenn ein kompatibles Dateiziel gewählt wurde, fordert Scan2x den Benutzer auf, den Dateityp einzugeben, der an das Ziel ausgegeben werden soll. Wählen Sie den Dateityp aus der Dropdown-Liste aus, wie im Screenshot oben dargestellt:

 

Der Standardwert ist „Standard-PDF“ und steht für ein normales PDF-Dokument. Bei der Auswahl einer PDF-Einzelseite speichert Scan2x jedes erfasste Blatt auf einer einzelnen Dokumentseite. TIFF-Dateien sind Bilddateien, die in einem einzelnen Dokument mehrere Seiten speichern können. JPEG- und PNG-Dateien sind Branchenstandard-Bilddateien, die gewöhnlich auf Websites verwendet werden. DOCX-Dateien sind Dokumentdateien, die in Microsoft™ Word™ bearbeitet werden können.

 

Die Speicheroptionen für Dokument-Metadaten können in der Dropdown-Liste Speichern unter ausgewählt werden. Wenn die Option Document Only (Nur Dokument) gewählt wird, werden Metadaten ignoriert, die nicht als Teil des Pfads oder des Dateinamens des endgültigen Dokuments gespeichert werden. Die beiden Optionen Dokument + XML-Metadaten und Dokument + vereinfachte XML-Metadaten speichern das Dokument und eine XML-Datei mit zwei XML-Layout-Varianten. Wenn Sie die Option XML-Metadaten oder Vereinfachte XML-Metadaten wählen, werden nur die Metadaten gespeichert und nicht das Dokument selbst. Die Option CSV-Metadaten speichert nur eine CSV-Datei und nicht das Dokument.

 

 

Auch wenn Sie eine der oben beschriebenen reinen Metadaten-Optionen auswählen, kann der Dokumenten-Scan dennoch an einen nachgelagerten Auftrag übergeben werden, wenn dieser Teil des Workflows ist.

 

Im Feld Dateiname der Metadaten können Sie den Namen der XML- oder CSV-Datei eingeben, die die Dokument-Metadaten enthalten soll. Dieser Dateiname kann als dynamisch definiert werden (d. h. er lautet für jedes Dokument unterschiedlich). Hierzu muss die eckige Klammer zur Auswahl eines Metadatenfelds verwendet werden. Alternativ können Sie auch einen statischen Dateinamen eingeben. Im Fall eines Scan-Stapels werden die Metadaten an diesen Dateinamen angehängt.

 

 

 

 

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