Quelle des zu scannenden Dokuments

Scan2x kann elektronische und Papierdokumente mit verschiedenen Methoden und Geräten scannen:

Elektronische Dokumente – PDF, JPG, TIFF, BMP

Scan2x kann PDF- oder Bilddateien verarbeiten und intelligent indexierte und weitergeleitete Ausgaben erstellen, die Geschäftsabläufe unterstützen. Diese elektronischen Dokumente können auf Benutzeranweisung oder automatisch aus einem Ordner ausgewählt werden.

Papierdokumente

Die Windows-basierte Kiosk-Version von Scan2x kann an bis zu vier Scanner gleichzeitig angeschlossen sein – andere Versionen laufen auf Canon-Netzwerkscannern und imageRUNNER Adv Gen3- oder DX-Multifunktionsgeräten. Dies ermöglicht höchste Flexibilität beim Scannen unterschiedlicher Dokumenttypen. Standarddokumente in den Größen A4 oder Letter können von den meisten Scannermodellen verarbeitet werden. Das gilt nicht für Dokumente, die besonders klein (z. B. Visitenkarten, Kassenbelege) oder steifer als normal (z. B. Passdokumente, Plastikdokumente wie Personalausweise oder Führerscheine) sind, oder für übergroße Dokumente wie A1- oder A0-Pläne. Auch ein Flachbettscanner kann zum Scannen von Buchseiten oder 3D-Objekten angeschlossen werden.

In der PC-Version ist es dank der verschiedenen, gleichzeitig verfügbaren Scanner-Typen möglich, eine Ausgabedatei zu erstellen, die Dokumente von verschiedenen Scannern enthält. Anwendungsbeispiele dieser Technologie:

1.Scannen einer Kundendatei, die sowohl A4-Papier als auch eine Kopie eines Plastik-Personalausweises oder eines Führerscheins enthält. Um ein einziges Ausgabedokument erstellen zu können, ist es möglich, den Scan-Vorgang mit dem Personalausweis in einem von oben zu beladenden Scanner mit einem geraden Papierweg zu beginnen und dann den Scan-Vorgang mit einem A4-fähigen Hochgeschwindigkeitsscanner fortzusetzen.

2.Scannen einer Landschaftsplanungsdatei, in der sich mehrere übergroße Pläne und Zeichnungen in einem Stapel von A4-Papierdokumenten befinden. In diesem Szenario ist es möglich, während des Scan-Vorgangs zwischen A4- und A0-Scannern zu wechseln.

3.Das Scannen einer Seite in einem in Buchform gebundenem Dokument – z. B. einem Pass, einem Flugbuch o. ä. Ein Flachbettscanner kann in Verbindung mit einem normalen Dokumentenscanner verwendet werden, um eine einzelne PDF-Datei zur weiteren Übertragung durch Scan2x an das Ziel zu erstellen.

Von oben zu beladender Scanner mit geradem Papierweg	Leichter 260 ipm-Produktionsscanner	Flachbettscanner
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Beim Scannen eines Dokuments müssen eine Reihe von Entscheidungen getroffen werden, die Auswirkungen auf Ihre zukünftige Fähigkeit haben werden, das Dokument abzurufen und mit ihm zu arbeiten. Scan-Modus, Ziel und genaue Dokument-Metadaten sind wichtige Elemente beim Scannen eines Dokuments.

Wenn diese Entscheidungen unerfahrenen Benutzern überlassen werden, besteht das Risiko inkonsistenter Bildqualität, uneinheitlicher Ablage- und Klassifizierungsmethoden sowie potenziell falscher Metadaten. Das wiederholte Treffen dieser Entscheidungen bei jedem einzelnen Scan-Vorgang des Benutzers ist außerdem ein zeitaufwendiger Vorgang, der häufig unterschätzt wird. In der Praxis eilt der Benutzer gewöhnlich durch den Scan-Vorgang, wodurch die Qualität der Metadaten, die den Scan an seinen endgültigen Speicherort begleiten, leidet.

Mit Scan2x können Sie Auftrags-Buttons einrichten, die eine Vielzahl der oben genannten Überlegungen einbeziehen und automatisieren. Damit nehmen Sie dem Benutzer die Verantwortung für diese Entscheidungen ab. Benutzer sind damit in der Lage, schneller und präziser zu scannen, wodurch die Zurückhaltung gegenüber dieser bislang langwierigen und mühsamen Aufgabe verringert wird. Im Dokumenten-Repository werden damit einheitliche und genaue Klassifikationsdaten für die Dokument gespeichert. Die folgende Abbildung zeigt einen Screenshot einer Scan2x-Startseite mit einigen Beispielen für Auftrags-Buttons:

Der Benutzer kann einfach den Button wählen, der dem durchzuführenden Scan entspricht. Alle Einstellungen für Scan-Modus, Indexierung, endgültiges Dokumentenziel usw. werden automatisch festgelegt und der Scanauftrag wird unter Verwendung der vorprogrammierten Einstellungen durchgeführt.

Aufträge können so eingerichtet werden, dass ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente in einem Stapel übergeben werden, der anschließend aufgeteilt werden muss.

Aufträge einzelner Dokumente werden Benutzern als einzelne Dokumente angezeigt.

Dokumente, die an Scan2x in Form eines Stapels übergeben werden, werden wie in der Auftragskonfiguration festgelegt geteilt und auf der Seite „Dokumente teilen“ angezeigt.