Dokumenten-Aufteilung

Für das Scannen mehrerer Dokumente in einem Stapel muss Scan2x feststellen können, an welcher Stelle ein Dokument endet und das nächste beginnt. Hierzu kann zwischen einer Reihe von Optionen gewählt werden. Die Wahl hängt vorrangig vom Typ des Dokuments ab, das erfasst werden soll.

Strukturierte Dokumente sind Dokumente, deren Erscheinungsbild nicht rein zufällig ist – zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Gutscheine, Bankschecks, Lieferaufträge und praktisch jeder Typ formularbasierter Dokumente. Mit dem optionalen Modul zur automatischen Dokumentenerkennung von Scan2x können Dokumente desselben Typs (z. B. eingehende Rechnungen verschiedener Lieferanten) gescannt werden. Hier kann Scan2x die einzelnen Dokumente automatisch erkennen und verarbeiten. Weitere Informationen über die automatische Dokumentenerkennung von Scan2x finden Sie im Administrator-Handbuch auf Seite 197.

Unstrukturierte Dokumente sind Dokumente, die völlig zufällig aufgebaut sind – zum Beispiel E-Mails, Briefe, Verträge, Zeitungs- oder Zeitschriftenartikel. In diesen Dokumenten gibt es keine Tabellen mit Überschriften und Spalten und auch keine festen Fuß- oder Kopfzeilen. Diese Dokumenttypen können von Scan2x in Stapeln erfasst werden. Es sind verschiedene Methoden verfügbar, um Beginn und Ende eines Dokuments festzulegen.

Wenn ein Stapel von Dokumenten gescannt und geteilt wird, werden die Dokumente als Liste getrennter Miniaturansichten angezeigt, die der Benutzer einzeln mit Open in Full View (In Vollansicht öffnen) in Vollansicht öffnen kann. Die vorkonfigurierten Metadaten werden automatisch von Scan2x eingefügt, während andere Indizes möglicherweise vom Benutzer eingefügt werden müssen. Felder können vom Administrator als erforderlich festgelegt werden. Der Benutzer hat auch die Option, die Daten für mehrere Dokumente als Common Metadata (Gemeinsame Metadaten) zu übernehmen oder als einzelne Daten, die nur für das jeweils angezeigte Dokument gelten. Die Dokumenten-Aufteilung stellt dem Benutzer eine Reihe von Optionen bereit, vom Zusammenführen und Teilen von Dokumenten bis zum Löschen oder Speichern von einzelnen Dokumente oder Dokumentenstapeln. Die Dokumente werden dann an die jeweiligen vorkonfigurierten Ziele weitergeleitet.

Weitere Informationen finden Sie im Administrator-Handbuch unter der Registerkarte „Dokumenten-Aufteilung“ auf Seite 194.

Nach der Wahl des Job Managers und des zu bearbeitenden Auftragsnamens, wird dem Administrator das Auftragskonfigurations-Fenster angezeigt. Es enthält auf der linken Seite eine Liste von Optionen. Nach der Wahl der Dokumenten-Aufteilung kann der Benutzer eine oder mehrere Teilungsbedingungen hinzufügen und der Administrator kann wählen, wie die Dokumente geteilt und erkannt werden sollen. Dokumente können auf unterschiedliche Weise geteilt werden, wie in der folgenden Abbildung zu sehen. Der Administrator kann außerdem festlegen, die Befehle als Beginn eines neuen Dokuments oder als Ende eines aktuell verarbeiteten Dokuments einzurichten.

Anhand von Textinhalt eines Dokuments trennen

In Metadatenfeldern erfasster Text

Es ist möglich, Dokumente abhängig von den auf einer Seite vorhandenen Daten zu teilen. Dabei kann es sich um gedruckten Text (d. h. visuell lesbar) oder auch um 1D- oder 2D-Barcode (z. B. QR-Codes, Datenmatrixcodes) handeln.

Wählen Sie diese Option, wenn der Text, anhand dessen das Dokument geteilt werden soll, sich an einer einheitlichen oder vorhersagbaren Position auf der Seite befindet.  Erstellen Sie innerhalb der Metadaten-Registerkarte ein Metadatenfeld, das den Text enthält, und eine OCR-Zone, von der dieses Feld seine Werte erhält. Wählen Sie es dann in der Dropdown-Liste OCR-Metadatenfeld und verwenden Sie eine Teilungsbedingung, die eine Dokumententeilung auslöst.

Text irgendwo auf der Seite

In Situationen, in denen verschiedene Dokumenttypen Aufteilungsregeln verwenden, um Dokumente voneinander zu unterscheiden, ist es manchmal erforderlich, die gesamte Seite mittels OCR nach der Teilungsbedingung zu durchsuchen. Mit der OCR-Metadatenfeld-Methode durchsucht Scan2x die Seite mittels OCR bei jeder Prüfung eines neuen Dokumenttyps. Um dies zu verhindern, legen Sie mit der Option Ganzseitige OCR fest, dass Scan2x das Dokument nur einmal mittels OCR durchsucht. Das Ergebnis eines OCR-Vorgangs wird in diesem Fall bei der Prüfung der Teilungsbedingungen nachfolgender Aufträge während des Übereinstimmungsprozesses beibehalten.

Weitere Informationen dazu, wie Teilungsbedingungen von der Job-Automatisierung genutzt werden, um unterschiedliche Dokumenttypen zu unterscheiden, finden Sie unter „Job-Automatisierung“ auf Seite 197.

Teilen abhängig von QR-Code, Datenmatrix oder Barcode

Diese Option arbeitet auf dieselbe Weise wie das Teilen anhand von OCR, sodass Scan2x jeweils an der Position, an der ein QR-Code, eine Datenmatrix oder ein Barcode erkannt wird, ein neues Dokuments beginnt. Die Optionen können so vorkonfiguriert werden, dass das Dokument bei jedem Auftreten eines QR-Codes oder Barcodes geteilt wird, oder nur dann, wenn innerhalb des betreffenden Codes bestimmte Daten erkannt werden.

Teilen nach Seitenzahl

Dies ist eine einfache Option für das Scannen von Dokumenten mit mehreren Seiten, die jeweils dieselbe Anzahl von Seiten enthalten. Beim Teilen nach Seitenzahl haben Sie die Möglichkeit, leere oder unnötige Seiten nach dem Scannen des Dokuments wegzulassen. Der Administrator kann auch die Option erhalten, zwischen Duplex- und Simplex-Scan zu wählen. Wenn Duplex-Scan gewählt wird, muss der Administrator die Vorder- und Rückseite eines Blatts als 2 getrennte Seiten zählen.

Sie können mithilfe der Schaltfläche „Splitter-Page Generator“ auch eine „Splitter“-Seite erstellen. Das resultierende Dokument kann entweder gedruckt werden, sodass es vom Benutzer manuell zwischen den zu trennenden Dokumenten eingefügt werden kann, oder es wird per E-Mail an den Benutzer gesendet, sodass er es beim Importieren von PDF-Dateien an das Ende der Dokumente anhängen kann. Die Splitter-Seite wird mithilfe der oben beschriebenen Barcode-Funktion erkannt. Der Administrator hat dann die Option, diese Splitter-Seite automatisch aus dem resultierenden gescannten Dokument zu entfernen.

Der Administrator hat schließlich auch noch die Option, die geteilten Dokumente automatisch zu speichern, ohne dass der Endbenutzer den Scanvorschau-Bildschirm sieht. Damit hat er die umfassende Kontrolle über alle Dokumente, die von anderen Benutzern gescannt werden.

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