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Dokumentindexierung
Metadatenfelder können als die beschreibenden Detaildaten definiert werden, anhand derer Dokumente identifiziert werden können. Eine Rechnung kann zum Beispiel die Metadatenfelder „Rechnungsnummer“, „Kundennummer“ und „Rechnungsdatum“ enthalten. Metadatenfelder werden gewöhnlich durch die Frage bestimmt: „Wie werde ich in der Zukunft nach diesem Dokument suchen?“
Metadatentypen
Metadatenfelder zur Beschreibung eines Dokumenttyps können in Scan2x definiert oder aus einem Dokumenten-Repository entnommen werden.
In DMS-Systemen definierte Metadatenfelder
Scan2x verfügt derzeit über direkte Konnektoren zu drei verbreiteten DMS-Systemen – Therefore™ DMS, Microsoft Sharepoint™ auf Office365™ und FileDirector™ DMS von Spielberg. Diese Konnektoren erlauben es Scan2x, direkt mit dem DMS-System zu kommunizieren und die Metadatendefinitionen direkt aus dem DMS abzufragen. Damit kann die umfassende Konsistenz der von Scan2x auf der Seite erfassten Daten mit den von der Ziel-DMS erwarteten Daten sichergestellt werden, einschließlich der Spezifikationen für erforderliche, ausgeblendete und schreibgeschützte Felder.
Für alle anderen, hier nicht genannten Ziele werden Metadatenfelder direkt in Scan2x definiert, wie im Folgenden beschrieben.
In Scan2x definierte Metadatenfelder
Wenn kein direkter Konnektor zwischen Scan2x und einem Dokumentenmanagement-System verfügbar ist, werden Metadatenfelder gewöhnlich innerhalb von Scan2x definiert (weitere Informationen zu DMS-Konnektoren finden Sie weiter unten).
Feldern kann der Typ „Benutzerdefiniert“ zugewiesen werden, sodass der Benutzer Daten zum Zeitpunkt des Scannens eingeben kann, oder auch eine Reihe anderer Feldtypen, die eine automatische Erfassung von Metadaten über das Dokument ermöglichen.
Metadatenfelder können in Scan2x als Hauptmetadaten oder temporäre Metadaten definiert werden. Hauptmetadatenfelder werden mit dem Dokument am Ziel gespeichert. Temporäre Felder werden nur während des Scan-Vorgangs verwendet und nicht im endgültigen Dokument gespeichert.
Extrahieren von Tabellen-/Postendaten
In Scan2x können Zeileninformationen aus Tabellenformaten in Dokumenten in Datentabellen extrahiert werden. Diese Informationen können dann an nachgelagerte Systeme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.
So ist es z. B. möglich, Scan2x so zu konfigurieren, dass Rechnungsposten extrahiert werden.
Metadatenüberprüfung
Metadatenfelder können so konfiguriert werden, dass während des Scan-Vorgangs automatisch auf einen Webservice oder eine Datenbankzugegriffen wird, um ihre Inhalte zu bestätigen. Es ist außerdem möglich, Validierungsregeln für bestimmte Felder zu definieren, sodass Scan2x fehlerhafte Eingaben vermeidet. Weitere Informationen über die Metadatenüberprüfung finden Sie im Administrator-Handbuch auf Seite 175.
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