Dokumentenzonen

Dokumentenzonen sind Bereiche auf dem Dokument, für die die Ausführung einer der folgenden Aufgaben festgelegt wird:

Prüfung auf einen Stempel, eine Unterschrift oder eine ähnliche Markierung auf einem Dokument. Wenn eine Zone auf einem Dokument definiert wird, in der ein Stempel, eine Unterschrift oder eine andere unerlässliche Markierung erforderlich ist, damit das Dokument als „zulässig“ oder akzeptabel für den Scanvorgang bewertet wird, kann Scan2x zum Scan-Zeitpunkt testen, ob diese Zone tatsächlich eine entsprechende Markierung enthält.  Es ist NICHT möglich, die Authentizität dieser Unterschrift oder Markierung zu überprüfen, sondern nur, ob eine Markierung vorhanden ist. Anders ausgedrückt: Es wird geprüft, ob die definierte Zone eine Markierung enthält. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Dokumente wie Lieferaufträge, Rechnungen, Bankschecks, Verträge usw. gescannt werden, in denen Unterschriften oder ähnliche Markierungen an bestimmten Stellen erwartet werden.

Zum Senden eines bestimmten Teils eines Dokuments an eine andere Auftragsdefinition. Es gibt Situationen, in denen ein Dokument in seiner Gesamtheit gescannt wird und an Ziel „A“ geleitet werden soll, während eine Teilmenge desselben Dokuments (z. B. nur Seiten 2 bis 5) an Ziel „B“ gesendet werden soll. Mithilfe von Zonendefinitionen kann Scan2x dies vollständig automatisch erledigen. Durch das Definieren einer Teilmenge innerhalb des größeren Dokuments ist es dann möglich, ein Kopie dieser Zone an einen anderen Auftrags-Button zu senden, den sogenannten Empfänger-Auftrag. In diesem Beispiel scannt der Benutzer das vollständige Dokument in einem Auftrag, innerhalb dessen eine Teilmenge als Zone definiert ist. Scan2x erkennt die Teilmenge als getrennte Zone und sendet eine Kopie davon an den Empfänger-Auftrag, der sie im Hintergrund so verarbeitet, als wären die Seiten 2–5 auf herkömmliche Weise gescannt worden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im folgenden Abschnitt „Definition von Dokumentenzonen“.

Diese Funktion kann auch bei der Verarbeitung von Bewerbungsformularen verwendet werden, an die ein Foto angeheftet ist. In diesem Szenario ist ein Farb-Scan erforderlich, um die fotografischen Daten zu erhalten. Es ist jedoch nicht erwünscht, das ganze Formular in Farbe zu scannen, da dies Speicherplatz und Bandbreite belasten würde. Daher wird eine Zone um das Foto herum definiert. Danach wird das Dokument in Farbe gescannt, das Foto mithilfe der Zone extrahiert und an einen Auftrag gesendet, der das Farbfoto verarbeitet und speichert, das Dokument in einem Nachbearbeitungsschritt in Schwarz/Weiß konvertiert und an das Ziel gesendet.

Wählen Sie die Schaltfläche „Zonen verwalten“, um zum Bildschirm für die Zonendefinition zu wechseln.

Definition von Dokumentenzonen

Auf dem obigen Bildschirm ist unten rechts in einem roten Rahmen die Definition einer Dokumentenzone zu sehen. Sie definieren Zonen, indem Sie mit der Maus klicken und durch Ziehen der Maus über die Dokumentvorlage einen Bereich festlegen. Damit erstellen Sie eine feste Zonendefinition mit einer bestimmten Größe und Position.  Diese Art der Zonendefinition ist für die meisten Dokumente ausreichend. Es kann jedoch erforderlich sein, eine Zone einer ganz bestimmten Größe zu definieren, deren Position relativ zu einem anderen Element auf der Seite, wie z. B. einem Wort oder Ausdruck, bestimmt wird.

Hierzu verwendet Scan2x die Zonen-Verankerung.

Zonen-Verankerung

Ein Anker ist ein Wort oder Ausdruck, mit dem die definierte Zonenposition verknüpft ist. Durch das Zeichnen einer Zone (in der obigen Abbildung der rot umrandete Bereich) und das Definieren eines Worts oder Ausdrucks (oben die blau markierten Worte „Delivered by“ (Geliefert von)) speichert das Scan2x-System die Position der Zone relativ zu den Worten. Beim Scannen identifiziert Scan2x zunächst die Position des Wort- oder Ausdruck-Ankers und ermittelt dann dynamisch die Position der Zone relativ zum Anker. Damit werden Variationen der Zonenposition wie etwa durch Variationen des gescannten Dokuments oder unterschiedliche Papier-Aufnahmemechanismen zwischen verschiedenen Scanner-Modellen berücksichtigt.

Zur Verwendung dieser Funktion muss zuvor eine Dokumentvorlage importiert werden.

Auf dem Bildschirm zur Definition von Dokumentenzonen können Sie die Zonen Ihres Dokuments erstellen, benennen und ihre physischen Grenzen markieren. 

Miniaturansichten aller Seiten in der Dokumentvorlage werden links angezeigt. Über sie kann bequem zwischen den verschiedenen Seiten des Dokuments gewechselt werden. Über die Schaltflächen Neue Zone hinzufügen und Zone entfernen auf der rechten Seite können Sie Zonendefinitionen innerhalb dieser Auftrags-Button-Definition hinzufügen bzw. entfernen. Unter der Schaltfläche „Zone entfernen“ befindet sich die Dropdown-Liste Zone als Scan an Auftrag senden. Sie können den Inhalt dieser Zone an den in der Dropdown-Liste ausgewählten Auftrag senden.

Zum Erstellen einer neuen Zone klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Zone hinzufügen“ und geben einen Namen für die neue Zone ein. Mithilfe der Bildlaufleisten können Sie die angezeigte Seite nach oben bzw. unten verschieben, sodass der Bereich, der von der Zone abgedeckt werden soll, vollständig angezeigt wird. Sie können dann auf dem Bildschirm ein Feld um diesen Bereich ziehen, das die gewünschte Zone umfasst. Wenn Sie einen Touchscreen verwenden, starten Sie die „Feld zeichnen“-Funktion, indem Sie auf dem Bildschirm an der Stelle doppeltippen, an der sich die linke obere Ecke des gewünschten Zonenfelds befinden soll. Dann ziehen Sie mit dem Finger nach unten rechts, um das Feld zu öffnen und die gewünschte Zone abzubilden. Wenn Sie eine Maus verwenden, doppelklicken Sie an die Stelle der linken oberen Ecke des gewünschten Felds und ziehen dann die Maus nach unten rechts.

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