Escanear a ruta

 

La opción de destino Escanear a ruta guarda el documento final escaneado, procesado e indexado en una ruta definida. El cuadro de  texto Nombre de archivo se utiliza para especificar el nombre de archivo que utilizará Scan2x al guardar el archivo en el destino especificado. El nombre de archivo introducido aquí puede ser un valor absoluto (por ejemplo, "Este es mi escaneo"), o podría tener variables de metadatos especificadas para permitir que Scan2x cree el nombre de archivo dinámicamente a partir de los metadatos del documento.

 

¿Qué sonlas variables de metadatos?

Cada trabajo de escaneo en Scan2x tiene varias variables estándar que se pueden usar para crear nombres de archivos dinámicos, y también se pueden usar en la  configuración de la ruta dinámica . Las variables de metadatos estándar incluyen la fecha en varios formatos, el nombre del trabajo y el nombre de usuario. Si el trabajo tiene metadatos definidos, cada campo de metadatos también estará disponible para su uso al crear rutas y nombres de archivo dinámicos.

 

Se accede al menú desplegable de campos de metadatos escribiendo un carácter de 'corchete abierto' - [ - dentro del campo de nombre de archivo o el campo de ruta. Vea la ilustracióna continuación. Al seleccionar uno de los elementos de la lista, se incluirá en el cuadro de texto en la posición del cursor y Scan2x lo sustituirá dinámicamente en el momento del escaneo para crear dinámicamente el nombre de archivo y / o la ruta en función de los valores de metadatos del documento.

 

 

Guardar los datos del índice de documentos

 

Al guardar un documento en una carpeta, hay algunas formas de asegurarse de que los metadatos recopilados para cada documento se guarden con ese documento cuando se utiliza Scan2x.

 

Los metadatos se pueden almacenar en una estructura XML junto con el PDF, en la misma carpeta.

ØPor ejemplo, un archivo PDF llamado “invoice1541.pdf” también tendrá otro archivo almacenado junto a él en la misma carpeta llamada “invoice1541.xml”. Este archivo XML contendrá todos los metadatos recopilados para ese documento.

ØTambién existe una opción para guardar en "XML simplificado" para la integración con aplicaciones muy específicas.

 

Scan2x también puede usarCSV para almacenar un archivo de metadatos que representa varios documentos, al guardar en la misma carpeta.

ØPor ejemplo, un lote de documentos de facturas que se guardan en C:\scans tendrá sus metadatos enumerados en un archivo CSV que luego se puede abrir con MS Excel o cualquier otra aplicación capaz de usar CSV como fuente de datos.

 

En casos muy específicos, tener un archivo XML o CSV de libre edición almacenado junto con el PDF no es una opción aceptable desde el punto de vista de la seguridad; en teoría, el archivo XML o CSV se puede editar utilizando una aplicación de edición de texto estándar y los metadatos se pueden cambiar a su vez. Para abordar este asunto, Scan2x también puede almacenar el documento y sus metadatos en un archivo SSF. Este es unarchivo ZIP protegido con contraseña en el que se almacenan el PDF y los documentos XML o CSV asociados.

 

Contraseña de PDF: utilice este cuadro de texto para especificar una contraseña que permitirá a Scan2x proteger el PDF saliente. Este cuadro de texto solo está habilitado cuando se ha seleccionado PDF como tipo de archivo de salida.

 

El cuadro de configuración Escanear a ruta es donde se configuran todas estas opciones. El menú desplegable Guardar como le permite elegir entre las tres opciones anteriores, mientras que la configuración de la derecha controla lo que hace Scan2x si intenta guardar un documento en una carpeta y encuentra que ya existe uno con el mismo nombre.

 

El cuadro de  texto Ruta le permite introducir la ruta de destino. Puede introducir la ruta usando la nomenclatura de la unidad lógica (por ejemplo, "C:\SCANS") o como una ruta UNC (por ejemplo,\\shared_server\shared_folder).

Además, puede usar el botón Examinar a la derecha del cuadro de texto para buscar la carpeta de destino deseada.

Para tener carpetas dinámicas, también puede agregar campos de metadatos a la ruta de la misma manera que puede agregarlos a la configuración de Nombre de archivo.

Para obtener más información, consulte la sección anterior denominadaQué son las variables de metadatos.

 

La casilla Agregar subcarpeta UnitID al final de la ruta es otra forma de carpeta dinámica en la que Scan2x agregará automáticamente la UnitID de Scan2x al final de la ruta ingresada. Usted usaría esto en un escenario en el que los documentos que Scan2x escribe en una carpeta son luego recogidos automáticamente por algún servicio de terceros para su almacenamiento final en algún otro sistema.

 

El valor de UnitID se utilizaría para: 

(a)Identificar en qué Scan2x en la red se originó cada documento.

(b) Dar a los administradores de red la capacidad de establecer selectivamente permisos de Lectura/Escritura a un nivel muy granular para asegurar que los documentos escaneados en una Unidad de la organización no se puedan agregar, editar o eliminar por otra Unidad.

 

Si lacasilla de verificación Crear automáticamente toda la estructura de carpetas si no existe  está marcada, Scan2x creará las carpetas y subcarpetas que no existan al guardar.  Si la casilla de verificación NO está marcada, Scan2x devolverá un error si la carpeta especificada no existe.

 

Si, al importar un archivo existente, la casilla siempre generar la versión original del archivo está marcada, esto permitirá que el sistema pueda usar siempre el archivo original importado como salida del trabajo.

 

La casilla Llenar metadatos del valor de un código QR en laprimera página del documento escaneado habilita una funcionalidad específica que completa rápida y automáticamente todos los metadatos del documento de un código QR en la primera página, si la estructura de los datos coincide con la definición de metadatos exactamente.

 

Esto permite un escaneo muy rápido, fácil y seguro de documentos en su destino como: 

(a)Elusuario no está obligado a comprobar nada, ya que los códigos QR incluyen sumas de comprobación de seguridad para garantizar que se lean correctamente. 

(b)Garantiza con 100 % de certeza que si un documento no tiene un código QR válido, no se procesará el escaneo resultante. 

 

Tipos de archivos de documentos de salida

 

 

Cuando se ha elegido un destino de archivo compatible, Scan2x solicitará el tipo de archivo que se enviará al destino. Elija del menú desplegable de tipo de archivo como se muestra en la captura de pantalla anterior:

 

ØEl PDF estándar es el predeterminado y representa un documento PDF normal.

ØUna selección de PDF de una sola hoja obliga a Scan2x a guardar una página del documento por cada hoja capturada.

ØLos archivos TIFF son archivos de imagen capaces de guardar varias páginas en un solo documento.

ØLos archivos JPEG y PNG son archivos de imagen estándar de la industria que se usan comúnmente en sitios web.

ØLos archivos DOCX son archivos de documentos editables en Microsoft™ Word™.

 

Las opciones para guardar los metadatos del documento se seleccionan mediante el menú desplegable Guardar como .

La opción Solo documento ignora los metadatos que no se guardan como parte de la ruta o el nombre de archivo del documento final.

Tanto eldocumento + metadatos XML / CSV como  eldocumento + metadatos XML simplificados guardan el documento y un archivo XML con dos variantes de diseño XML o un archivo CSV. 

Si selecciona MetadatosXML/ CSV o Metadatos XML simplificados , solo se guardarán los metadatos sin guardar el documento real, y losMetadatos CSV solo guardarán un archivo CSV sin guardar el documento.

 

La selección de una de las opciones de solo metadatos descritas anteriormente permitirá que el escaneo del documento real se transfiera a un trabajo posterior cuando se combine en un flujo de trabajo.

 

El campo Nombre de archivo de metadatos permite la definición del nombre de archivo XML o CSV que contendrá los metadatos del documento.

Este nombre de archivo se puede definir como dinámico (es decir, cambia para cada documento) utilizando la función de corchetes ('[') para seleccionar un campo de metadatos.

Alternativamente, se puede ingresar un nombre de archivo estático, en cuyo caso los metadatos se agregarán al mismo archivo en el caso de un lote de escaneo.

 

 

 

 

 

 

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