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División de documento
El escaneo de varios documentos en un lote requiere que Scan2x pueda decidir cómo dividir el lote; en otras palabras, decidir cuándo termina un documento y comienza el siguiente. Hay algunas opciones disponibles para elegir, y la elección dependerá principalmente del tipo de documento que planeemos capturar.
Los documentos estructurados son documentos cuya apariencia no es aleatoria por naturaleza, por ejemplo: facturas, órdenes de compra, comprobantes, cheques bancarios, albaranes de entrega o prácticamente cualquier tipo de documento basado en formularios. Al utilizar el módulo de reconocimiento automático de documentos opcional de Scan2x, es posible escanear documentos del mismo tipo (por ejemplo, facturas de varios proveedores diferentes) y hacer que Scan2x reconozca y procese automáticamente cada documento.
Más sobre Scan2xReconocimiento automático de documentos en la Guía del administrador , en la pestañaReconocimiento automático de documentos (ADR) .
Los documentos no estructurados son documentos que son de naturaleza completamente aleatoria, por ejemplo: correos electrónicos, cartas, contratos, artículos de periódicos o revistas. En estos documentos no existe un formato predecible. Scan2x puede capturar estos tipos de documentos en lotes y se pueden utilizar varios métodos para indicar el principio o el final de un documento.
Cuando se escanea y divide un lote de documentos, se muestran como una lista de miniaturas independientes. Scan2x rellena automáticamente los metadatos preconfigurados, aunque que es posible que el usuario deba rellenar otros índices. Los administradores pueden establecer los campos que deseen como obligatorios. El usuario también tiene la opción de completar los datos de varios documentos comometadatos comuneso como datos individuales que pertenecen únicamente al documento que se muestra. La división de documentos permite al usuario algunas opciones, desde fusionar y dividir documentos hasta eliminarlos o guardarlos, individualmente o como un lote, que luego los enrutará a sus destinos preconfigurados.
Puede encontrar más información en la Guía del administrador en laPestaña División de documentos.
Tras seleccionar el Administrador de trabajos y elegir el nombre del trabajo que se va a editar, se le presentará al administrador la ventana Configuración del trabajo, que muestra una lista de opciones en el lado izquierdo.
Una vez que se selecciona la opción División de documentos , el usuario podrá añadir una o más condiciones de división y el administrador puede elegir exactamente cómo desea que se dividan y reconozcan los documentos. Los documentos se pueden dividir de varias formas, como se muestra a continuación. Además, el administrador puede indicar que se establezcan los comandos como el inicio de un nuevo documento o el final de uno actual.
Dividir por contenido de texto en el documento
Texto capturado en campos de metadatos
Es posible dividir documentos según la presencia o no de texto en una página. Este texto puede imprimirse (es decir, ser legible por humanos) o en forma de código de barras 1D o código de barras 2D (p. Ej. Códigos QR, códigos de matriz de datos). Seleccione esta opción si el texto por el que se dividirá el documento está en una posición constante o predecibleen la página. En la pestaña de metadatos, cree un campo de metadatos para contener el texto y una zona de OCR que llenará este campo. A continuación, selecciónelo en el menú desplegable Campo de metadatos de OCR que se muestra más abajo y utilice una condición de división para activar la división del documento.La opción Campo de factura de formato libre tiene la misma funcionalidad que la opción Campo de metadatos de OCR , pero en su lugar utiliza los Servicios de factura de formato libre para OCR del documento. Para más información, consultela pestaña Ficha Servicios de factura de formato libre en la Guía de administración de Scan2x.
Texto en algún lugar de la página
En situaciones en las que diferentes tipos de documentos utilizan reglas de división para diferenciar un documento de otro, a veces es necesario realizar un OCR en toda la página en busca de la condición de división. El uso del método de campo de metadatos de OCR anterior hará que Scan2x realice un OCR en la página cada vez que se verifique un nuevo tipo de documento. Para evitar esto, seleccionar laopción OCR de página completa obligará a Scan2x a aplicar OCR al documento solo una vez y conservará el resultado de ese proceso de OCR al probar las condiciones de división de trabajos posteriores durante el proceso de comparación.
Puede encontrar más información sobre cómo la automatización de trabajos utiliza las condiciones de división para reconocer un tipo de documento de otro en la Guía del administrador , enlapestaña de Automatización de trabajos.
Dividido por código QR, matriz de datos o código de barras
Esta opción funciona con la misma premisa que la división por OCR, de modo que cada vez que Scan2x reconoce la presencia de un código QR, matriz de datos o código de barras, inicia un nuevo documento. Estos se pueden preconfigurar para dividir el documento en cualquier código QR o código de barras en general o configurarse para reconocer datos específicos dentro de ese código y dividir solo en esa ocasión.
Dividir por recuento de páginas
Se trata de una opción sencilla al escanear documentos de varias páginas que contienen el mismo número de páginas en cada documento. La división por recuento de páginas le brinda la opción de omitir páginas en blanco o innecesarias una vez que se escanea el documento. El administrador también puede tener la opción de elegir entre escaneo dúplex o simplex. Si se elige el escaneo dúplex, el administrador debe contar el anverso y el reverso de cada hoja como 2 páginas separadas.
Además, se puede producir una página dividida presionando el botón Generador de páginas divididas, y el documento resultante puede imprimirse para que el usuario lo inserte manualmente entre los documentos que se van a separar o enviar por correo electrónico para que el usuario lo coloque en cualquier extremo de la página del documento, como una página adicional, al importar archivos PDF. La página de división se reconoce mediante la función de código de barras descrita anteriormente, y el administrador tiene la opción de eliminar automáticamente esta página de división del resultado final escaneado.
Una última opción que puede decidir el administrador es que los documentos divididos se guarden automáticamente sin que al usuario final se le presente la pantalla de vista previa del escaneo. Esto asegura un control completo sobre cualquier documento que sea escaneado por otros usuarios.
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