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Indexación/metadatos de documentos

 

 

 

 

Indexación de Documentos

 

Los campos de metadatos se pueden definir como los detalles descriptivos que identifican un documento de otro.

Por ejemplo, una factura puede tener "Número de factura", "Cuenta del cliente" y "Fecha de la factura" como campos de metadatos. Los campos de metadatos generalmente se determinan haciendo la pregunta "¿Cómo buscaré este documento en el futuro?"

Tipos de metadatos

Los campos de metadatosque describenun tipo de documento pueden definirse en Scan2x o extraerse de un repositorio de documentos.

Campos de metadatos definidos en sistemas DMS

Actualmente, Scan2x tiene conectores directos a tres sistemas DMS principales: Therefore™ DMS, Microsoft Sharepoint™ en Office365 ™ y FileDirector™ DMS de Spielberg.  Estos conectores permiten que Scan2x se comunique directamente con el sistema DMS y extraiga las definiciones de metadatos directamente del DMS. Esto garantiza una coherencia completa de los datos capturados fuera de la página por Scan2x con lo que el DMS de destino espera recibir, incluidas las especificaciones de campo obligatorias, ocultas y de solo lectura.

 

Para todos los destinos que no sean uno de los tres mencionados anteriormente, los campos de metadatos se definen directamente en Scan2x, como se describe a continuación.

 

Campos de metadatos definidos en Scan2x

Normalmente, se definirían campos de metadatos dentro de Scan2x cuando no hay un conector directo entre Scan2x y un sistema de gestión de documentos (consulte a continuación para obtener más detalles sobre los conectores DMS).

Los campos se pueden definir con el tipo "Personalizado" para permitir que los usuarios introduzcan datos en el momento del escaneo o se pueden definir utilizando varios otros tipos para permitir la captura automática de metadatos sobre el documento.

Los campos de metadatos se pueden definir en Scan2x como normales o temporales. Los campos de metadatos normales se guardan con el documento en el destino; los campos temporales se utilizan solo durante el proceso de escaneo y no se guardan con el documento final.

Extracción de datos de líneas de facturas

Scan2x hace posible extraer información de artículos de línea de formatos tabulares en documentos en tablas de datos. Esta información se puede pasar luego a los sistemas posteriores para su posterior procesamiento.

Por ejemplo, es posible configurar Scan2x para extraer artículos de línea de facturas.

 

Verificación de metadatos

Los campos de metadatos se pueden configurar para acceder automáticamente a un servicio web o base de datos durante el proceso de escaneo, con el fin de confirmar su contenido. También es posible definir reglas de validación en campos específicos, para permitir que Scan2x ayude a prevenir entradas incorrectas.

Más información sobre la verificación de metadatos en la Guía del administradoren la Pestaña Reglas de validación de metadatos.

 

 

 

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