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Flujos de trabajo

 

 

 

 

Flujos de trabajo de salida

 

Los flujos de trabajo de salida permiten que la salida de un trabajo pase por un proceso que podría involucrar decisiones basadas en metadatos y múltiples salidas.

La salida de un trabajo podría alimentar a otros trabajos, diferentes partes de los documentos se pueden enviar en diferentes direcciones según el flujo de trabajo de su elección.

Para configurar un flujo de trabajo de trabajo, vaya al Administrador de trabajos y haga clic en elbotón Flujos de trabajo .

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En el siguiente video se muestra un ejemplo de cómo crear un flujo de trabajo de trabajo básico. Este es un ejemplo que muestra un flujo de trabajo de un trabajo de Facturas, enviando documentos a un trabajo oculto u otro dependiendo de si el monto total es superior o inferior a 1000 euros. Antes de seguir los pasos a continuación, el video muestra un grupo que se crea primero para que los siguientes trabajos de cada paso sean fáciles de encontrar.

 

Paso 1: Cree el trabajo principal de Facturas.

Haga clic en Agregar nuevo trabajo desde la página de inicio o el Administrador de trabajos.

En la pestaña General, haga clic en Activo y nombre el trabajo "Facturas".

En la pestaña Configuración de origen, seleccione una ruta desde donde se pueden cargar los documentos del trabajo.

En la pestaña Plantilla de documento, escanee o cargue una plantilla de un documento que se escaneará en este trabajo.

En la pestaña Metadatos, introduzca "Total" en un campo, luego haga clic en Administrar zonas de OCR. Dibuje un cuadro alrededor del área de la cantidad total donde solo la cantidad sea visible en el cuadro y haga clic en Aplicar.

En la pestaña Configuración de salida, haga clic en Sin salida.

En la pestaña División de documentos, haga clic en Agregar nuevo, luego seleccione Every_Pages e inserte 1. Haga clic en Guardar y luego en Aplicar cambios.

 

Paso 2: Añadir trabajo para facturas inferiores a 1000 euros.

Haga clic en Agregar nuevo trabajo desde la página de inicio o el Administrador de trabajos.

En la pestaña General, nombre el trabajo con '-1000'. NO haga clic en Activo.

En la pestaña Metadatos, introduzca 'Total' en un campo.

En la pestaña Configuración de salida, haga clic en Ruta personalizada y, cerca de Ruta, seleccione la carpeta donde se guardarán los documentos para las facturas por debajo de 1000 euros después del escaneo.

Haga clic en Aplicar cambios y luego haga clic en el botón X para no activar el trabajo.

 

Paso 3: Añadir trabajo para facturas superiores a 1000 euros.

Haga clic en Agregar nuevo trabajo desde la página de inicio o el Administrador de trabajos.

En la pestaña General, nombre el trabajo con '+1000'. NO haga clic en Activo.

En la pestaña Metadatos, introduzca 'Total' en un campo.

En la pestaña Configuración de salida, haga clic en Ruta personalizada y, cerca de Ruta, seleccione la carpeta donde se guardarán los documentos para las facturas por encima de 1000 euros después del escaneo.

Haga clic en Aplicar cambios y luego haga clic en el botón X para no activar el trabajo.

 

Paso 4: Agregar el proceso de flujo de trabajo

En el Administrador de trabajos, haga clic en el botón Flujos de trabajo y luego haga clic en Agregar nuevo proceso.

Nombre el proceso y haga clic en Activo.

Para el trabajo inicial, haga clic en el trabajo Facturas (creado en el paso 1).

Para la primera condición, escriba 'Total <1000' y escriba 150 como valor de prueba para asegurarse de que la expresión sea verdadera. Luego haga clic en Aplicar cambios.

En la columna Verdadero, seleccione el trabajo -1000 (creado en el paso 2).

En la segunda fila, debajo de la columna Trabajo, seleccione el trabajo Facturas (creado en el Paso 1).

Para la primera condición, escriba 'Total <1000' y escriba 1500 como valor de prueba para asegurarse de que la expresión sea verdadera. Luego haga clic en Aplicar cambios.

En la columna Verdadero, seleccione el trabajo +1000 (creado en el paso 3).

Por último, haga clic en Aplicar cambios en la esquina superior izquierda.

 

Si se hace clic en el botón Diagrama de flujo, el flujo de trabajo del trabajo anterior aparecerá como un diagrama de flujo. En el video de ejemplo a continuación, el último minuto muestra el flujo de trabajo de trabajo anterior en acción y muestra cómo los documentos escaneados se envían a sus respectivas carpetas.

 

 

En la  captura de pantalla siguiente se muestra una lista de los flujos de trabajo existentes.

Haga doble clic para editar o eliminar un flujo de trabajo existente o pulse el botón Agregar nuevo proceso para agregar un nuevo flujo de trabajo.

También es posible importar un flujo de trabajo enviado por un compañero (o por el soporte de Avantech Software) presionando el botón Importar flujo de trabajo en la parte superior derecha.

 

 

Al hacer doble clic en un flujo de trabajo existente, se mostrará en modo de edición, mostrando los pasos existentes en el proceso como se muestra a continuación, mostrando todos los pasos en el proceso del flujo de trabajo.

Al hacer clic  en el interruptor de Diagrama de flujo en la parte superior derecha (indicado en el cuadro rojo en la captura de pantalla a continuación), Scan2x representará su proceso en un diagrama de flujo dibujado dinámicamente para que su proceso sea más fácil de visualizar.

 

 

 

El siguiente ejemplo muestra que la salida del trabajo "Facturas Avantech (Importación)" se redirige al trabajo "Ventas - Genérico" si el campo de metadatos "TotalDue" contiene un valor de 500 o más.

La casilla  de verificación AutoGuardar indica una instrucción para guardar el documento automáticamente sin mostrar una vista previa si todos los metadatos en el trabajo "Ventas - Genérico" se completaron correctamente.

 

 

Es posible exportar una configuración de flujo de trabajo haciendo clic en el botón Exportar flujo de trabajo . Esto generará un solo archivo comprimido que se puede enviar por correo electrónico si es necesario.

 

 

 

 

 

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