Scan vers Répertoire

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L’option Scan vers Répertoire permet d’enregistrer le document final numérisé, traité et indexé sur un chemin défini. La zone Nom de fichier permet de spécifier le nom de fichier à utiliser par Scan2x lors de l’enregistrement du fichier dans la destination spécifiée. Le nom de fichier saisi ici peut être soit une valeur absolue (par exemple, « Ma numérisation »), soit avoir des variables de métadonnées spécifiées pour permettre à Scan2x de créer le nom de fichier de manière dynamique à partir des métadonnées du document.

Qu’est-ce que les variables de métadonnées ?

Chaque tâche de numérisation dans Scan2x comporte plusieurs variables standard qui peuvent être utilisées pour créer des noms de Noms de fichiers dynamiques, et elles peuvent également être utilisées dans les paramètres de Chemin dynamique. Les variables de métadonnées standard comprennent la date sous différents formats, le nom de la tâche et le nom d’utilisateur. Si la tâche comporte des métadonnées, chaque champ de métadonnées sera également utilisable lors de la création de noms de fichier et de chemins dynamiques.

L’accès aux champs de métadonnées s’effectue par saisie d’un caractère « crochet » – [ – dans le champ du nom de fichier ou dans le champ du chemin. Voir l’illustration ci-dessus. Pour créer dynamiquement le nom de fichier et/ou le chemin d’accès en fonction des valeurs de métadonnées du document, il est nécessaire de sélectionner l’un des éléments de la liste dans la zone de texte à la position du curseur.

Enregistrement des données d’indexation de document

Lors de l’enregistrement d’un document dans un dossier, il existe quelques moyens de s’assurer que les métadonnées collectées pour chaque document sont enregistrées avec celui-ci lors de l’utilisation de Scan2x.

Les métadonnées peuvent être stockées dans une structure XML en même temps que le PDF, dans le même dossier. Par exemple, un fichier PDF appelé « Facture1541.pdf » aura également un autre fichier stocké à côté de celui-ci dans le même dossier nommé « Facture1541.xml ». Ce fichier XML contiendra toutes les métadonnées collectées pour ce document. Il existe également une option d’enregistrement sur « XML simplifié » pour l’intégration avec des applications très spécifiques.

Scan2x peut également utiliser CSV pour stocker un fichier de métadonnées représentant plusieurs documents, lors de l’enregistrement dans le même dossier. Par exemple, un lot de documents de factures enregistrés dans C :\scans aura ses métadonnées répertoriées dans un fichier CSV qui peut ensuite être ouvert par MS Excel ou toute autre application permettant d’utiliser CSV comme source de données.

Dans des cas très spécifiques, disposer d’un fichier XML ou CSV librement modifiable en même temps que le PDF n’est pas une option acceptable du point de vue de la sécurité. En théorie, le fichier XML ou CSV peut être modifié à l’aide d’une application d’éditeur de texte standard et les métadonnées peuvent être modifiées. Pour répondre à ce problème, Scan2x peut également stocker le document et ses métadonnées dans un fichier SSF. Il s’agit d’un fichier ZIP protégé par mot de passe dans lequel le PDF et les documents XML ou CSV associés sont stockés.

Toutes ces options sont configurées dans la case des paramètres Scan vers Répertoire . Le menu déroulant Enregistrer sous vous permet de choisir entre les trois options ci-dessus, tandis que les paramètres de contrôle à droite de la numérisation2x vous permettent d’enregistrer un document dans un dossier et de constater qu’un document portant le même nom existe déjà.

La boîte de texte Chemin permet de saisir le chemin de destination. Vous pouvez entrer le chemin à l’aide d’un lecteur logique (par ex., « C :\SCANS ») ou en tant que chemin UNC (Egg\\shared_Server\shared_folder). En outre, vous pouvez utiliser le bouton de navigation situé à droite de la zone de texte pour accéder au dossier de destination souhaité. Afin d’avoir des dossiers dynamiques, vous pouvez également ajouter des champs de métadonnées au chemin de la même façon que vous pouvez les ajouter au paramètre « Nom de fichier ». Pour plus d’informations, voir la section ci-dessus : Qu’est-ce que les variables de métadonnées.

L’option Ajouter un sous-dossier UnitID à la fin du chemin est une autre forme de dossier dynamique dans laquelle Scan2x ajoute automatiquement l’ID de l’unité Scan2x à la fin du chemin saisi. Vous l’utilisez dans un scénario où les documents créés dans un dossier par Scan2x sont automatiquement pris en charge par un service tiers pour le stockage final dans un autre système. La valeur d’ID d’unité permet d’identifier (a) le Scan2x du réseau ayant généré chaque document et (b) d’autoriser les administrateurs réseau à définir les autorisations Lecture/Écriture de manière sélective à un niveau très précis afin de s’assurer qu’il n’est pas possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer des documents numérisés dans une autre unité de l’entreprise.

L’option Remplir les métadonnées à partir de la valeur d’un QR code sur la 1ère page du document numérisé permet d’utiliser des fonctionnalités spécifiques qui renseignent rapidement et automatiquement toutes les métadonnées à partir d’un code QR sur la première page, si la structure des données correspond exactement à la définition des métadonnées. Cela permet de numériser rapidement, facilement et en toute sécurité les documents vers leur destination. En effet, (a) l’utilisateur n’est pas tenu de vérifier quoi que ce soit, comme les codes QR comportent des totaux de sécurité afin de s’assurer qu’ils sont correctement lus et (b) s’assure que, si un document ne comporte pas de code QR valide, la numérisation obtenue ne sera pas traitée.

Types de fichiers de documents en sortie

Lorsqu’une destination de fichier compatible a été sélectionnée, Scan2x demande le type de fichier à envoyer vers la destination. Sélectionnez dans le menu déroulant du type de fichier, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessus :

Le format PDF standard est le format par défaut et représente un document PDF normal. La sélection d’un PDF à page unique force Scan2x à enregistrer une seule page du document pour chaque feuille capturée. Les fichiers TIFF sont des fichiers d’image capables d’enregistrer plusieurs pages dans un même document. Les fichiers JPEG et BMP sont des fichiers d’image standard couramment utilisés sur les sites Web. Les fichiers DOCX sont modifiables dans Microsoft™ Word™.

Les options d’enregistrement des métadonnées sont sélectionnées à l’aide de la liste déroulante Enregistrer sous. L’option Document seulement ignore les métadonnées non enregistrées dans le chemin d’accès ou le nom de fichier du document final. Les options Document + métadonnées XML et Document + métadonnées XML simplifiées enregistrent le document et un fichier XML avec deux versions de la mise en page XML. La sélection des options Métadonnées XML ou Métadonnées XML simples enregistrent uniquement les métadonnées sans enregistrer le document proprement dit, et l’option Métadonnées CSV enregistrera uniquement un fichier CSV sans enregistrer le document.

Si l’on sélectionne l’une des options de métadonnées seules décrites ci-dessus, il est possible de transmettre la numérisation effective à une tâche en aval lorsqu’elle est associée à un flux de production.

Le champ Nom du fichier de métadonnées permet de définir le nom du fichier XML ou CSV qui contiendra les métadonnées du document. Ce nom de fichier peut être défini comme dynamique (c’est-à-dire qu’il change pour chaque document) en utilisant la fonction des crochets (‘[‘) pour sélectionner un champ de métadonnées. Il est également possible de saisir un nom de fichier statique, auquel cas les métadonnées seront ajoutées au même fichier en cas de numérisation par lots.