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Numérisation de documents
De nombreux processus bureautiques fonctionnent avec des documents papier à un moment donné, et ces documents papier sont généralement déposés à la fin du processus à des fins d’audit, de récupération légale ou future. La popularité croissante du stockage numérique des documents, due à la législation européenne sur le RGPD, à la réduction des coûts, à la recherche d’efficacité et au coût croissant de l’espace bureautique, a entraîné la conversion d’un nombre croissant de documents papier au format numérique en vue de leur stockage par numérisation. Les avantages de la numérisation des documents ne se limitent pas uniquement au coût de l’espace bureautique, au partage simultané de documents, à la recherche en tout lieu et à tout moment, à la recherche en texte intégral dans le contenu des documents, à une sécurité accrue, à la vérification et au contrôle, et à l’application de normes de conformité plus strictes ; tous mettent en lumière l’argument selon lequel la numérisation est essentielle pour les entreprises. Ce sont quelques-unes des raisons pour lesquelles vous avez investi dans Scan2x.
Pour que votre entreprise tire pleinement parti de son investissement dans Scan2x, il est essentiel de concevoir votre processus de numérisation afin de l’intégrer aussi étroitement que possible dans le processus quotidien de l’utilisateur. La numérisation d’un document dans le cadre du processus de l’utilisateur permet à Scan2x de valoriser votre document. Prenons quelques exemples :
•Indexation automatique de documents
La configuration de Scan2x pour extraire automatiquement les informations augmente l’efficacité et fait gagner du temps aux utilisateurs pendant le processus de numérisation. Cela garantit également que les documents d’un type spécifique sont toujours enregistrés au même emplacement, peu importe qui numérise, ce qui en fait un atout considérable plus tard lors de la récupération.
Les informations d’indexation peuvent être recueillies par Scan2x à partir de la page entrante de différentes manières, selon les variantes de votre licence Scan2x :
Reconnaissance optique de caractères (OCR) - Reconnaissance automatique du texte imprimé
Reconnaissance intelligente des caractères (ICR) - Reconnaissance automatique du texte manuscrit
Codes-barres, codes QR - Interprétation de repères lisibles par une machine
Reconnaissance optique de marques (OMR) - Interprétation des marques humaines (par ex., cases à cocher, etc.)
Chacune de ces technologies vous permet de configurer Scan2x afin d’automatiser votre processus de capture de données.
•Numérisation de cartes d’identité, passeports
Scan2x permet de numériser une carte d’identité nationale ou un passeport aux normes OACI et d’interpréter la zone lisible en machine (ou MRZ) dans le document. Outre l’avantage évident de la capture sécurisée de toutes ces informations sur le détenteur des documents, Scan2x peut également afficher des avertissements s’il détecte que le document est incorrect ou expiré et peut également vérifier les listes noires d’entreprises.
La numérisation de documents avec Scan2x est aussi simple que possible : arrivée et authentification, numérisation et départ. Plus le processus de numérisation est automatisé, plus il sera rapide et simple et plus il sera facile de l’intégrer dans le flux standard de vos utilisateurs.
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