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Source des documents à numériser
Scan2x peut numériser des documents papier et électroniques selon plusieurs méthodes et périphériques :
Documents électroniques – PDF, JPG, TIFF, BMP
Les fichiers PDF ou images peuvent être traités par Scan2x afin de produire des sorties indexées et acheminées de manière intelligente pour faciliter les fonctions de gestion. Ces documents électroniques peuvent être sélectionnés dans un dossier, sur instruction de l’utilisateur ou automatiquement.
Documents papier
La version kiosque Windows de Scan2x peut accueillir jusqu’à quatre scanners connectés à la fois. D’autres versions s’exécuteront sur des scanners réseau Canon et des périphériques multifonctions imageRUNNER Adv Gen3 ou DX. Il est ainsi possible de disposer d’une polyvalence exceptionnelle lors de la numérisation de différents types de documents. Par exemple, les documents au format A4 ou Letter standard sont traités par la plupart des modèles de scanner, mais il n’en va pas de même pour les documents de très petite taille (par exemple, cartes de visite, reçus de point de vente), plus rigides que la normale (par exemple, passeports, documents d’identité plastifiés tels que les cartes d’identité ou les permis de conduire) ou les documents grand format tels que plans A1 ou A0. Un scanner à plat peut également être connecté pour la numérisation de pages de livres ou d’objets 3D.
Dans la version PC, en disposant simultanément de plusieurs types de scanners, il est possible de créer un fichier de sortie comprenant des documents provenant de différents scanners. Exemples d’utilisation de cette technologie :
1.Numérisation d’un fichier client comprenant à la fois du papier au format A4 et une copie d’une carte d’identité ou d’un permis de conduire. Pour produire un seul document en sortie, il est possible de démarrer le processus de numérisation à l’aide de la carte d’identité dans un scanner avec chargement par le haut et circuit papier rectiligne, puis de poursuivre le même processus de numérisation à l’aide d’un scanner compatible A4 à grande vitesse.
2.Numérisation d’un fichier de planification environnementale dans lequel plusieurs plans et schémas grand format sont mélangés dans un lot de documents papier A4. Dans ce cas, il est possible de basculer selon les besoins entre les scanners A4 et A0 au cours du même processus de numérisation.
3.Numérisation d’une page d’un document relié sous forme de livre, par exemple un passeport, un journal de bord de pilote ou tout autre document similaire. Un scanner à plat peut être utilisé avec un scanner de documents normal pour produire un PDF final en vue de sa transmission vers sa destination par Scan2x.
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Scanner à circuit papier rectiligne avec chargement par le haut
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Scanner de production légère à 260 ipm
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Scanner à plat
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La numérisation d’un document implique quelques décisions qui affecteront votre capacité à récupérer et à travailler avec ce document. Le mode de numérisation, la destination et la précision des métadonnées de document sont autant d’éléments essentiels de la numérisation d’un document.
En laissant ces décisions entre les mains d’utilisateurs peu expérimentés, il existe un risque d’irrégularités dans la qualité d’image, dans les méthodes d’archivage et de classement et de métadonnées potentiellement incorrectes. Le processus de prise de ces décisions chaque fois qu’un utilisateur numérise un document est également un processus fastidieux souvent sous-estimé. Dans la réalité, les utilisateurs exécutent généralement le processus de numérisation à la hâte, ce qui dégrade encore plus la qualité des métadonnées qui accompagnent la numérisation en stockage final.
Scan2x permet de créer des boutons de tâche qui définissent et automatisent un grand nombre des points mentionnés ci-dessus, ce qui empêche l’utilisateur de prendre ces décisions. Les utilisateurs peuvent numériser plus rapidement et avec plus de précision, ce qui réduit leur résistance à ce qui était auparavant long et ennuyeux. Le référentiel de documents bénéficie de données de classement homogènes et précises. L’illustration ci-dessous présente une capture de l’écran d’accueil Scan2x, avec quelques exemples de boutons de tâche :
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Il suffit à l’utilisateur de choisir le bouton correspondant à la numérisation effectuée. Tous les paramètres relatifs aux modes de numérisation, à l’indexation, à la destination finale du document, etc. sont définis automatiquement et la tâche est exécutée à l’aide des paramètres préprogrammés.
Les tâches peuvent être configurées de manière à attendre un seul document ou plusieurs documents soumis en un seul lot, qui nécessiteront ensuite une répartition.
Les tâches à document unique sont présentées aux utilisateurs sous forme de documents individuels.
Les documents envoyés à Scan2x sous forme de lot seront divisés en fonction de la configuration de la tâche et affichés dans l’interface Séparer les documents.
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