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Onglet « Métadonnées »
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L’onglet Métadonnées permet de définir les métadonnées de numérisation des documents.
Les métadonnées sont des données https://en.wikipedia.org/wiki/Data qui fournissent des informations sur le document numérisé. Par exemple, les métadonnées d’une facture peuvent inclure le numéro de facture, la date et le numéro de compte du client. Il s’agit des données qui détectent de manière unique le document et/ou qui aident à récupérer ce document à un moment ou à un autre. Scan2x organise les métadonnées dans des Champs, et ces champs sont définis dans l’onglet « Métadonnées » illustré ci-dessus.
Chaque champ de métadonnées peut être configuré pour effectuer l’une des nombreuses tâches possibles, dont une simple collecte de données de texte libre de l’utilisateur, un remplissage automatique via OCR, ICR ou OMR, un remplissage automatique via un appel au service Web ou une requête de base de données, une sélection par l’utilisateur à partir de listes de mots-clés ou un remplissage automatique par Scan2x à partir de valeurs prédéfinies telles que date, ID utilisateur, adresse IP, etc. Ces possibilités sont sélectionnées dans la liste déroulante Type par défaut illustrée ci-dessus.
Il est également possible de spécifier une valeur par défaut pour chaque champ de métadonnées. Si aucune donnée ne provient de la saisie attendue (par exemple, si un utilisateur ne saisit pas de données, ou si un service Web ou une base de données ne renvoie pas de données), Scan2x renseignera le champ concerné avec la valeur spécifiée dans la colonne Valeur par défaut.
En cochant la case Lecture seule d’un champ de métadonnées, vous indiquez à Scan2x que l’utilisateur n’est pas autorisé à modifier la valeur de ce champ lors de la numérisation. Toutes les valeurs renseignées par Scan2x via OCR, Web Service ou les requêtes de base de données ou l’exécution d’un script VB ne seront pas modifiables par l’utilisateur. De même, la case Caché indique à Scan2x qu’il ne doit pas afficher le champ pour l’utilisateur lors de la numérisation. Cette fonction est utile lorsque les données sont capturées via une requête de service Web ou une requête de base de données à caractère sensible et qu’elles ne doivent pas être publiques mais doivent être utilisées pendant le processus de numérisation. Enfin, la case Obligatoire indique à Scan2x que le champ doit être renseigné avant que le document puisse être enregistré.
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