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Allgemeine Konzepte
Scan2x ist eine Scan-Komplettlösung, die den Vorgang der Erfassung von Papierdokumenten und deren Speicherung in digitaler Form zum frühestmöglichen Zeitpunkt innerhalb eines Geschäftsprozesses (und nicht erst nach Abschluss des Vorgangs) optimiert und automatisiert.
Administratoren können in Scan2x benutzerdefinierte Scan-Auftrags-Buttons erstellen und anpassen und damit Benutzern komplexe Entscheidungen zu Scanner-Einstellungen, Zielordnern für Bilddateien, Indexierung, Compliance und Gültigkeit von Dokumenten abnehmen. Das System ist für die Verwendung in einer Standalone- oder Netzwerkumgebung konzipiert, und wird als „Kiosk“ genutzt, d. h. Benutzer können jederzeit zum Gerät gehen und Dokumente scannen. In dieser Hilfedatei wird auch beschrieben, dass Scan2x auch bei ausgefallener Netzwerkverbindung genutzt werden kann. Die Bildverarbeitung wird im Hintergrund ausgeführt, um eine schnelle und reibungslose Benutzererfahrung sicherzustellen.
Die Software dient als Eingangspunkt für die Aufnahme aller Arten von Papierdokumenten in das digitale Archiv. Durch die Automatisierung aller Aufgaben mit Ausnahme der grundlegendsten Entscheidungen zum Zeitpunkt des Scannens ermöglicht es Scan2x den Benutzern, sich auf ihren jeweiligen Geschäftsprozess zu konzentrieren. Außerdem ist Scan2x häufig in der Lage, einen positiven Beitrag zum Geschäftsprozess zu leisten, indem die Anwendung Informationen aus den gescannten Dokumenten verwendet, um Prüfungen durchzuführen, Rückfragen zu stellen oder Ereignisse auszulösen.
Scan2x ist in lokal installierten, webbasierten und Cloud-Versionen verfügbar. Benutzer können auf unterschiedliche Weise mit der Anwendung kommunizieren, sodass sie nahtlos in ihre Geschäftsprozesse integriert werden kann. Damit Unternehmensbenutzer von möglichst vielen verschiedenen Geräten aus auf die Dokumentenerfassungslösung zugreifen können, wurde der Umgang mit dem System auf sehr einfache Schritte beschränkt. Damit wurde die Konsistenz und Effizienz des Systems erheblich gesteigert.
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