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Escaneo de documentos

 

 

 

 

Escaneo de documentos

 

Muchos procesos de oficina funcionan con documentos en papel en algún momento, y estos documentos en papel generalmente se archivan al final del proceso para fines de auditoría, legales o para ser recuperados en el futuro. La creciente popularidad del almacenamiento de documentos digitales impulsada por la legislación RGPD de la UE, la reducción de costes, la necesidad de eficiencia y el aumento del precio del espacio de oficina ha dado como resultado que cada vez más documentos en papel se conviertan a digitales para su almacenamiento mediante el escaneo.

 

Las ventajas de digitalizar documentos no se limitan únicamente al coste del espacio de oficina; el intercambio simultáneo de documentos, la recuperación desde cualquier lugar en cualquier momento, la búsqueda de texto completo dentro del contenido del documento, una mayor seguridad, auditabilidad y control y mayores estándares de cumplimiento refuerzan el argumento de que la digitalización es esencial para cualquier negocio. Estas serán algunas de las razones por las que ha invertido en Scan2x. 

 

Para asegurarse de que su organización aproveche al máximo su inversión en Scan2x, es esencial que diseñe su proceso de escaneo para que se integre de la mejor forma posibleenel proceso diario del usuario. Al escanear un documentocomo parte  del proceso del usuario, Scan2x puedehacer que su documento agregue valor al proceso. Pensemos en un par de ejemplos:

 

Indexación automática de documentos

Configurar Scan2x para extraer información automáticamente aumenta la eficiencia y ahorra tiempo a los usuarios durante el proceso de escaneo. También garantiza que los documentos de un tipo específico se guarden siempre en la misma ubicación, independientemente de quién esté escaneando, y esto paga enormes dividendos posteriormente durante la recuperación.

 

La información del índice puede ser recopilada por Scan2x desde la página entrante de varias formas diferentes, dependiendo de su variante de licencia de Scan2x:

 

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)                    - Reconocimiento automático de texto impreso

Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)                    - Reconocimiento automático de texto escrito a mano

Códigos de barras, códigos QR                                        - Interpretación de marcas legibles por máquina

Reconocimiento óptico de Marcas (OMR)                              - Interpretación de marcas creadas por personas (por ejemplo, casillas, etc.)

 

Cada una de estas tecnologías le permite configurar Scan2x para automatizar su proceso de captura de datos.

 

Escaneo de tarjetas de identificación, pasaportes

Scan2x puede escanear una tarjeta de identidad o pasaporte nacional estándar de la OACI e interpretar la Zona de lectura mecánica (o ZLM) dentro del documento. Además de la ventaja obvia de capturar de forma segura toda esta información acerca del titular del documento, Scan2x también puede mostrar advertencias si detecta que el documento no es válido o ha caducado y también puede consultar las listas negras corporativas.

 

El escaneo de documentos con Scan2x no podría ser más sencillo: llegar y autenticar, escanear y marcharse. Cuanto más se pueda automatizar el proceso de escaneo, más rápido y sencillo será y más fácil será integrar el proceso de escaneo en el flujo de trabajo estándar de sus usuarios.

 

 

 

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