Fuente del documento a escanear

Scan2x puede escanear documentos electrónicos y en papel a través de varios métodos y dispositivos:

Documentos electrónicos: PDF, JPG, TIFF, BMP, XLSX, PPT, DOCX, MSG, HTML

Scan2x puede procesar PDF, hojas de Excel, presentaciones de Powerpoint, documentos de Word, archivos .MSG de correo electrónico, archivos .HTML existentes o imágenes para producir resultados indexados y enrutados de manera inteligente para ayudar con las funciones comerciales. Estos documentos electrónicos se pueden seleccionar de una carpeta según las instrucciones del usuario o automáticamente.

El sistema Scan2x también tiene la capacidad de que una persona arrastre y suelte un archivo desde el escritorio al navegador de archivos de importación, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Documentos en papel

La versión de kiosco basada en Windows de Scan2x puede tener hasta cuatro escáneres conectados a la misma en cualquier momento; otras versiones se ejecutarán en escáneres de red Canon y dispositivos multifuncionales imageRUNNER Adv Gen3 o DX. Esto permite la máxima versatilidad al escanear diferentes tipos de documentos.

Por ejemplo, la mayoría de los modelos de escáner manejan documentos de tamaño A4 o Carta estándar, pero no se puede decir lo mismo de los documentos que son muy pequeños (por ejemplo, tarjetas de visita, recibos de punto de venta), más rígidos de lo normal (por ejemplo, documentos de pasaporte, documentos de identidad de plástico como tarjetas de identidad o permisos de conducir) o documentos de gran tamaño como los planos en formato A1 o A0. También se puede conectar un escáner de superficie plana para escanear páginas de libros o caras de objetos en 3D.

En la versión para PC, al tener varios tipos de escáneres disponibles simultáneamente, es posible crear un archivo de salida que incluya documentos de diferentes escáneres. Ejemplos de usos de esta tecnología:

ØEscaneo de un archivo de cliente, que incluye papel de tamaño A4 y una copia de una identificación de plástico o un carnet de conducir. Para producir un documento de salida, es posible comenzar el proceso de escaneo con la tarjeta de identificación en un escáner de carga superior con una ruta de papel recta, y luego continuar el mismo proceso de escaneo utilizando un escáner de alta velocidad compatible con A4.

ØEscaneo de un archivo de planificación ambiental, en el que se mezclan varios planos y dibujos de gran tamaño en un lote de documentos en papel A4. En este escenario, es posible cambiar según sea necesario entre unidades de escáner A4 y A0 durante el mismo proceso de escaneo.

ØEscaneo de una página dentro de un documento encuadernado en un libro, por ejemplo, un pasaporte, un cuaderno de bitácora y similares. Se puede utilizar una unidad de escáner de superficie plana junto con un escáner de documentos normal para producir un PDF final para su posterior transmisión a su destino mediante Scan2x.

Una unidad de escáner de ruta de papel recta de carga superior	Un escáner de producción ligera de 260 ipm	Una unidad de escáner de superficie plana
-

El escaneo de un documento implica algunas decisiones que afectarán a su capacidad futura para recuperar ese documento y trabajar con él. El modo de escaneo, el destino y los metadatos precisos del documento son partes esenciales del escaneo de un documento. Dejar estas decisiones en manos de usuarios inexpertos nos expone a inconsistencias en la calidad de la imagen, metodologías de archivo y clasificación y metadatos potencialmente incorrectos. El proceso de tomar estas decisiones cada vez que un usuario escanea un documento también es un proceso que requiere mucho tiempo y que a menudo se subestima. Sin embargo, la realidad es que normalmente un usuario se apresurará a realizar el proceso de escaneo, degradando aún más la calidad de los metadatos que acompañan al escaneo al almacenamiento final.

Scan2x nos permite crear botones de trabajo que definen y automatizan muchas de las consideraciones anteriores, liberando al usuario de la responsabilidad de estas decisiones. Los usuarios se benefician al poder escanear más rápido y con mayor precisión, y esto reduce la resistencia a lo que antes era una tarea trivial y larga. El repositorio de documentos se beneficia al obtener datos de clasificación de documentos coherentes y precisos. La siguiente imagen muestra una captura de pantalla de la pantalla de inicio de Scan2x, mostrando algunos botones de trabajo de muestra como ejemplos:

El usuario simplemente debe elegir el botón que corresponde al escaneo que se está realizando. Todos los ajustes relacionados con los modos de escaneo, indexación, destino del documento final, etc. se configuran automáticamente y el trabajo de escaneo se ejecuta utilizando los ajustes preprogramados.

Los trabajos se pueden configurar para esperar un solo documento o varios documentos enviados en un lote que luego requerirán dividir.

Los trabajos de un solo documento se presentan a los usuarios como documentos individuales.

Los documentos que se envían a Scan2x como un lote se dividirán según la configuración del trabajo y se mostrarán en la interfaz Dividir documentos.