Dokumenten-Scan

Viele Büros nutzen zu irgendeinem Zeitpunkt Papierdokumente, die am Ende des Vorgangs für Audit- oder rechtliche Zwecke oder für einen späteren Zugriff an einem bestimmten Ort abgelegt werden. Die von der DSGV-Gesetzgebung der EU geförderte Beliebtheit digitaler Dokumentenablagen, Kosteneinsparungen, Effizienzmaßnahmen und die zunehmenden Kosten von Büroraum haben dazu geführt, dass immer mehr Papierdokumente für die digitale Speicherung gescannt werden. Die Vorteile digitalisierter Dokumente sind nicht nur auf die Kosten für Büroraum begrenzt. Auch die gleichzeitige Verwendung von Dokumenten, die jederzeitige Abrufmöglichkeit von beliebigen Standorten aus, Volltextsuche innerhalb des Dokumentinhalts, größere Sicherheit, Prüfbarkeit und Kontrolle sowie höhere Compliance-Standards stärken das Argument, dass Digitalisierung für alle Unternehmen wichtig ist. Aus diesen Gründen haben Sie wahrscheinlich selbst in Scan2x investiert.

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen einen möglichst großen Mehrwert aus seiner Investition in Scan2x gewinnt, ist es unerlässlich, dass Sie Ihren Scan-Vorgang so weit wie möglich in die täglichen Abläufe Ihrer Benutzer integrieren. Durch das Scannen eines Dokuments innerhalb des Benutzervorgangs kann Scan2x dafür sorgen, dass Ihr Dokument einen Mehrwert für den Prozess liefert. Beispiele:

•Automatische Dokumentindexierung

Sie können Scan2x so einrichten, dass automatisch Informationen extrahiert werden. Damit wird die Effizienz gesteigert und Benutzer sparen Zeit innerhalb des Scan-Vorgangs. Außerdem wird damit sichergestellt, dass Dokumente eines bestimmten Typs immer am gleichen Speicherort gespeichert werden, unabhängig davon, wer den Scan durchführt. Dies macht sich später beim Abruf von Dokumenten bezahlt.

Scan2x kann Indexinformationen der eingehenden Seite auf verschiedene Weise erfassen, abhängig von Ihrer jeweiligen Scan2x-Lizenz:

Optische Zeichenerkennung (OCR) – Automatisches Erkennen von gedrucktem Text

Intelligente Zeichenerkennung (ICR) – Automatisches Erkennen von handgeschriebenem Text

Barcodes, QR-Codes – Interpretation maschinenlesbarer Markierungen

Optische Markierungserkennung (OMR) – Interpretation von manuellen Markierungen (z. B. Kontrollkästchen usw.)

Sie können Scan2x für jede dieser Technologien konfigurieren, sodass Ihr Datenerfassungsvorgang automatisiert wird.

•Scannen von Personalausweisen, Pässen

Scan2x kann einen Standard-ICAO-Personalausweis oder -Pass scannen und die maschinenlesbare Zone (MRZ) innerhalb des Dokuments interpretieren. Neben dem offensichtlichen Vorteil der sicheren Erfassung aller dieser Informationen über den Dokumenteninhabers bietet Scan2x auch die Möglichkeit, Warnungen anzuzeigen, wenn das Dokument ungültig oder abgelaufen ist, oder das Dokument anhand von unternehmenseigenen Sperrlisten zu überprüfen.

Das Scannen von Dokumenten mit Scan2x ist denkbar einfach: Sie gehen zum Gerät, authentifizieren sich, scannen und verlassen das Gerät wieder. Je umfassender der Scan-Vorgang automatisiert werden kann, umso schneller und einfacher ist er und umso einfacher kann er auch in den Standard-Workflow Ihrer Benutzer integriert werden.