Indexation de documents

 

Les champs de métadonnées peuvent être définis comme des détails descriptifs afin de différencier deux documents. Par exemple, une facture peut comporter un « Numéro de facture », un « Compte client » et une « Date de facturation » sous forme de champs de métadonnées. Les champs de métadonnées sont généralement définis en posant la question suivante : « Comment puis-je rechercher ce document ultérieurement ? »

Types de métadonnées

Les champs de métadonnées qui décrivent un type de document peuvent être définis dans Scan2x ou extraits d’un référentiel de documents.

Champs de métadonnées définis dans les systèmes de GED

Scan2x possède actuellement trois connecteurs à trois grands systèmes de GED – Therefore™, Microsoft Sharepoint™ sur Office365™ et FileDirector™ Spielberg.  Ces connecteurs permettent à Scan2x de communiquer directement avec le système de GED et de tirer les définitions de métadonnées directement à partir de celui-ci. Cela garantit une cohérence totale des données capturées sur la page par Scan2x avec ce que le GED cible doit recevoir, y compris les spécifications de champs obligatoires, cachés et en lecture seule.

 

Pour toutes les destinations ne figurant pas parmi les trois ci-dessus, les champs de métadonnées sont définis directement dans Scan2x, comme indiqué ci-dessous.

Champs de métadonnées définis dans Scan2x

On définit généralement les champs de métadonnées dans Scan2x lorsqu’il n’existe pas de connecteur direct entre Scan2x et un système de gestion documentaire (voir ci-dessous pour plus de détails sur les connecteurs de GED).

 

Il est possible de définir des champs de type « personnalisé » afin de permettre aux utilisateurs de saisir des données lors de la numérisation ou de les définir à l’aide d’autres types afin de permettre la capture automatique des métadonnées relatives au document.

 

Les champs de métadonnées peuvent être définis dans Scan2x en mode normal ou temporaire. Les champs de métadonnées normaux sont enregistrés avec le document dans la destination ; les champs temporaires ne sont utilisés que pendant le processus de numérisation et ne sont pas enregistrés avec le document final.

Extraction des données de ligne

Scan2x permet d’extraire les informations de ligne à partir des formats de tableaux des documents dans des tableaux de données. Ces informations peuvent ensuite être transmises aux systèmes en aval pour traitement ultérieur.

 

Par exemple, il est possible de configurer Scan2x pour extraire des lignes de facture.

Vérification des métadonnées

Les champs de métadonnées peuvent être configurés pour accéder automatiquement à un service Web ou à une base de données pendant le processus de numérisation, afin de vérifier leur contenu. Il est également possible de définir des règles de validation sur des champs spécifiques, afin de permettre à Scan2x d’éviter les saisies erronées. Pour plus d’informations sur la vérification des métadonnées, voir le Guide administrateurs à la page 171.

 

 

 

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